Features: HR-Module

Alle HR-Module für die digitale Personalabteilung voll integriert

Die Arbeit der HR-Abteilung ist vielfältig. Von der reinen Personalabrechnung über personalwirtschaftliche Prozesse, Zeitmanagement, Personalmanagement mit Stellenplan, sowie Personalentwicklung bis zum Bewerbermanagement. Verschiedene Bereiche im HR-Umfeld benötigen passende Softwaremodule um die Anforderungen an die Digitalisierung der HR-Prozesse umzusetzen.  Mit Einsatz unserer Lösung ist die digitale Transformation im HR-Bereich kein Problem mehr und die HR-Abteilung kann sich auf Ihre Aufgaben als HR-Service-Center konzentrieren. Durch optionale Services wie Outsourcing oder Automatisierung der Abrechnung schaffen Sie Freiraum für neue HR-Aufgaben.

Die HR-Module im Überblick

Nachfolgend erste Erläuterungen zu den einzelnen Modulen. Mit einem Klick auf die jeweilige Modulbox erhalten Sie weitere Informationen.

Informationen und Aufgaben an, die noch zu erledigen oder bereits abgeschlossen sind. Kennzahlen zu (Rest-) Urlaubsständen und Abwesenheiten sowie weitere Auswertungen können bei Bedarf von Führungskräften eingesehen werden. Das integrierte Modul „Stellenplan“ gibt einen Einblick in die aktuelle Organisationsstruktur sowie die Kommunikationsdaten der Mitarbeitenden und Führungskräfte und bietet außerdem die Basis für personalwirtschaftliche Prozesse wie das Bewerbermanagement, die Personalentwicklung und Korrespondenz. Das integrierte Modul „Workspace“ bietet zusätzlich eine Plattform als interne Unternehmenskommunikation. Das vollvernetzte Portal minimiert administrative Prozesse signifikant dank Verlagerung der Verantwortung an die Mitarbeitenden und schließlich auch die Entlastung der Personalabteilung.

Bewerbermanagement

Das Modul deckt alle Anforderungen an ein modernes Online-Bewerbermanagement DSGVO-konform ab und fasst die wichtigsten Informationen und Vorgänge smart zusammen. Die komplette Bearbeitung einer Stellenausschreibung bis hin zur Bewerberübernahme in die Payroll – im Falle einer Einstellung – erfolgt ganzheitlich über das System.

Durch die einfache und benutzerfreundliche Oberfläche behalten Sie jederzeit den Gesamtüberblick und können effizient die Optionen zur Sichtung, Bewertung und Verarbeitung von eingehenden Bewerbungen managen. Individuelle Vorlage, Leitfäden und die Anzeigenschaltung auf verschiedenen Portalen verschlanken deutlich das Ausschreibungsverfahren. Eingegangene Bewerbungen lassen sich automatisiert abgleichen sowie Aktivitäten und die Kommunikation mit den Bewerbern unkompliziert durch die Serienbrief-Funktion abbilden, sodass ein transparenter Bewerbungsprozess gewährleistet ist. Gewünschte Kennzahlen können selbstverständlich jederzeit zur Erfolgskontrolle abgerufen werden. Unser Bewerbermanagement bringt alle beteiligten Akteuere strukturiert zusammen um Auswahl- und Einstellungsprozesse einfach, schlank, transparent und effizient abzubilden. Ein Modul, ein System – comvaHRo All-In!

Grundfunktionen Modul Bewerbermanagement

• Erstellung von Vorlagen für Stellenausschreibungen mit individuellen Layouts und Formularen
• Veröffentlichung von Stellenausschreibungen über das Intranet sowie Einbindung von Portalen (Stepsone, Monster, Indeed, LinkedIn, Xing, Arbeitsagentur, Google for Jobs,…)
• Anlage von Standardschreiben (Dokumente, E-Mails) für die Bewerberkommunikation
• Anlage von individuellen Leitfäden für Interviews und Vorstellungsgespräche
• Abruf von aktuellen Statusübersichten und Reporting für die Erfolgskontrolle
• Schnittstellenfreie Übergabe der Bewerberdaten an die Payroll bzw. Personalverwaltungsmodule
• Nutzung des Jobportals durch den Bewerber
• Einfache und effiziente Bedienung
• DSGVO-konform

Alle beteiligten Personen sind in den Prozess eingebunden, sodass Gespräche gemeinsam geplant, Termineinladungen direkt aus dem System heraus versandt und die Maßnahmen gemeinsam gesichtet, dokumentiert und bewertet werden können. Durch die Transparenz und einfache Benutzeroberfläche schaffen Sie eine effektive und effiziente Talentförderung. Der integrierte Talentpool hält dabei Talente im Unternehmen stets im Blick und unterstützt bei der gezielten Entwicklung durch geeignete Maßnahmen. Standardisierte oder individuelle Auswertungen stellen die aktuellen Kennzahlen für eine regelmäßige Erfolgskontrolle der durchgeführten Maßnahmen zur Verfügung, sodass ein qualitatives und strategisches Monitoring jederzeit möglich ist.

Grundfunktionen Modul Talentmanagement

• Erstellung von individuellen Vorlagen für Talentmaßnahmen
• Einbindung aller beteiligten Personen
• Zugriff auf Qualifikationsstrukturdaten und Personalziele
• Terminierung und Dokumentation von Talentmaßnahmen
• Abbildung von Personal- und Entwicklungsgesprächen, Zielvereinbarungen, Beurteilungen
• Transparenz der durchgeführten Maßnahmen für Mitarbeitende und weitere beteiligte Personen
• Schnittstelle zum Talentpool und zur Seminarverwaltung für eine optimale Durchführung der Personalentwicklungsprozesse
• Flexibilität durch mobile Anwendung (Smartphone App)

Seminarverwaltung

Die Mitarbeiter sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens. Dies bedeutet aber auch das Personal mit den richtigen Maßnahmen zur Aus- und Weiterbildung flexibel zu versorgen. Unsere Seminarverwaltung ermöglicht Ihnen hier ein umfangreiches Aus-, Fort- und Weiterbildungsmanagement, das sich einfach und unkompliziert steuern lässt. Sparen Sie Zeit und erstellen Sie individuelle Vorlagen für Seminare, die Sie jederzeit abrufen können.

Für jedes Seminar können Detailinformationen wie (Serien-)Termine, Dauer, Budget, Teilnehmeranzahl, Dozenten, Seminarorte sowie Seminarkategorien festgelegt werden. Ebenfalls ist bei Bedarf eine Zuordnung für vorausgesetzte sowie durch das Seminar zu erwerbende Qualifikationen möglich. Die Seminarübersicht gibt den Seminarverantwortlichen einen Allround-Überblick und aktuellen Status über alle erstellten Seminare. Die integrierte Such- und Filterfunktion erleichtert die gezielte Seminarsuche, u.a. nach Name, Kategorie, Status oder Datum. Die Mitarbeitenden können sich ganz entspannt über das Self-Service-Portal auf gewünschte Aus-, Fort- und Weiterbildungstermine anmelden. Muss der Vorgesetzte hier seine Zustimmung geben? Kein Problem! Individuelle Workflows können den gewünschten Genehmigungsprozess benutzerfreundlich abbilden. Bei Bedarf ist ebenfalls eine gezielte Anmeldung der Mitarbeitenden auf ein Seminar durch Vorgesetzte oder die Personalabteilung möglich. Der integrierte Talentpool gibt eine Einsicht über alle Talente im Unternehmen und verbessert so die gezielte Talentförderung. Die Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem bietet die Anlage von Vorlagen und automatisiert die Erstellung von z.B. Anmeldebestätigungen oder Teilnehmerzertifikaten direkt aus dem Seminarmanagement heraus. Mit individuellen Workflows können diese direkt in der Personalakte hinterlegt werden. Anhand des integrierten Bildungscontrollings werden die gewünschten Bildungskennzahlen zum Abruf bereitgestellt. Vorgefertigte und individuelle Auswertungen geben Ihnen so jederzeit einen aktuellen Überblick über Ihre Seminarmaßnahmen, sodass eine qualitative Talentförderung kontrolliert und sichergestellt werden kann. Fördern Sie Ihre Talente durch gezielte Aus-, Fort- und Weiterbildungsangebote mit unserem Seminarverwaltungssystem!

Für das Reporting stehen entweder standardisierte Auswertungen zur Verfügung oder Sie können eigenständig umfassende und individuelle Auswertungen erstellen. Die Daten werden dabei nicht nur tagesbezogen, sondern bei Bedarf auch nach historischen Kriterien ausgegeben. Eine Anbindung von fremden Datenquellen wie Finanzbuchhaltungssysteme oder ERP-Systeme kann problemlos gewährleistet werden. Algorithmen tragen alle wesentlichen Informationen in einen Report zusammen. Hieraus lassen sich die Ergebnisse zur besseren Visualisierung in verschiedene grafische Darstellungen übertragen. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht es dabei mit wenigen Klicks die Ergebnisse nach den eigenen Bedürfnissen zu filtern und den zu analysierenden Datensätzen zu selektieren. Vor allem Führungskräfte profitieren von der intuitiven Bedienung und können selbständig jederzeit auf die aktuellen und erforderlichen Kennzahlen zugreifen um so schneller auf Veränderungen reagieren zu können. Häufig genutzte Analysen lassen sich abspeichern um sie zum späteren Zeitpunkt erneut aufzurufen. Profitieren Sie von der einzigartigen technologischen Oberfläche unseres Systems. Das Modul HR-Analytics wertet alle Daten des Systems einfach und effizient aus. Alle HR-Kennzahlen sind so per Mausklick für die verantwortlichen Personen jederzeit verfügbar. Und das Ganze ohne umfangreiche Schulungen, denn die Oberfläche ist einfach und selbsterklärend aufgebaut, sodass keine Expertenkentnisse erforderlich sind. Eine große Entlastung für jede HR-Abteilung!

Dokumentenmanagement

Das integrierte Dokumentenmanagement ermöglicht eine automatisierte Korrespondenz und Ablage innerhalb des Systems. Die Anbindung an alle Systemmodule schafft auf effektive und effiziente Weise, Dokumente aller Art im System zu vereinen und zentral zu verwalten – von vertraglichen Dokumenten und Mitteilungen bis hin zu Bescheinigungen, Zertifikaten und Austrittsdokumenten wie z.B. Arbeitsverträge, Personalfragebögen, Zusatzvereinbarungen oder Arbeitszeugnisse.

Die Zentralisierung verhindert, dass mehrere, unterschiedliche Versionen der Dokumente zum gleichen Sachverhalt vorliegen. So wird die Nutzung von falschen bzw. veralteten Vorlagen vermieden und eine Einhaltung der Rechtsvorschriften sichergestellt. Die Transparenz und Flexibilität des Dokumentenmanagements verringert somit den hohen Korrespondenzaufwand im Unternehmen auf eine einfache und praktische Weise. Mittels Grundvorlagen und individuellen Vorlagen werden Dokumente erstellt, die durch das Corporate Design, Logos, Formatierungen und Textfelder / -bausteine befüllt werden können. Der Inhalt und das Layout der Dokumente sind somit fest definiert und immer up-to-date abrufbereit. Berechtigungsstrukturen definieren wer die Vorlagen sehen und nutzen darf. Mit dem integrierten Workflowdesigner definieren Sie individuelle Prozesse für jedes einzelne Dokument, wie beispielsweise Hinweismeldungen, Mitzeichnungen oder die automatisierte Archivierung des Dokuments in der Personalakte. Generieren Sie dank der Schnittstelle zu anderen Modulen die Dokumente an dem Ort, an dem Sie gerade arbeiten – unabhängig davon, ob Sie Serienbriefe für das gesamte Unternehmen, einzelne Abteilungen oder ein Dokument für einen einzelnen Personalfall erstellen wollen. Die Funktionen im Dokumentenmanagement stehen der Sachbearbeitung, aber auch den Führungskräften zur Verfügung. Wer die Berechtigung für den Zugriff erhält, entscheiden Sie gemäß Berechtigungskonzept und ermöglichen so eine dezentrale Verwaltung. Das digitale und automatisierte Format der Dokumente reduziert nicht nur das immense Papieraufkommen innerhalb des Unternehmens, sondern bietet ein immer aktuelles und sicheres Handling aller Dokumente.

Durch die ganzheitliche Vernetzung sind die Daten jederzeit auf dem aktuellsten Stand. Innerhalb der HR-Algorithmen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Unternehmenszahlen nach Belieben zu filtern und sich die gewünschten Informationen in Echtzeit vom System anzeigen zu lassen. Dabei können Sie mehrere Filter gleichzeitig verwenden und somit detailliert in die Tiefe gehen. Die Vernetzung greift auch bei den grafischen Darstellungen, die sich Ihrer Filterung entsprechend automatisch anpassen. Die HR-Algorithmen bieten insbesondere für Führungskräfte einen wirtschaftlichen wie auch organisatorischen Mehrwert und ermöglicht es Ihnen, weitreichende strategische Entscheidungen sicher und schnell treffen zu können. Dadurch sind Sie künftig in der Lage, sowohl langfristig zu planen als auch flexibel und schnell auf Veränderungen zu reagieren und behalten dabei stets den Überblick.

HR-Prozesse

Die Zusammenarbeit aller Beteiligten in HR-Prozessen läuft in vielen Fällen nicht optimal. Oft gibt es ein hin und her bei der Aufgabenbearbeitung und viele Abstimmungen sind notwendig bis der Prozess abgeschlossen ist. Dadurch kommt es oftmals zu einem erheblichen Verzug und Verwaltungsaufwand in den Personalprozessen. Genau diesen Nachteilen beugt das Modul HR-Prozesse vor und bündelt im Unternehmen die einzelnen Akteure und Aufgaben effektiv für einem HR-Vorgang zusammen.

Nicht nur On- und Offboarding-Prozesse, auch weitere HR-Vorgänge können individuell abgebildet werden. Wer, wann, mit welcher Aufgabe und Frist in dem jeweiligen Prozess beteiligt werden soll, kann flexibel eingestellt werden. Sie überwachen und koordinieren somit die Aufgaben problemlos, behalten zu jeder Zeit den Überblick und müssen in den Prozess nicht einmal eingreifen. Starten Sie HR-Prozesse aus den relevanten Bereichen heraus: Aus dem dem Abrechnungssystem für vertragliche Veränderungen, aus dem Bewerbermanagementsystem für Einstellungen oder aus dem Stellenplan für Versetzungen, Nachfolgeplanungen oder Austritte. Der HR-Prozess dient somit nicht nur als Informationstool, sondern führt die Akteure im System genau dorthin, wo Aufgaben zu erledigen sind: Lassen Sie den Sachbearbeitender während des Einstellungsprozesses beispielsweise direkt Dokumente wie Verträge oder Sachmittelprotokolle ausgeben, während der IT-Mitarbeiter die Sachmittel in die dafür vorgesehene Datenfelder einpflegt. Der sogenannte HR-Prozess-Overview dient der gesamtheitlichen Übersicht zum aktuellen Prozessstand, Bearbeiter und Status der einzelnen Aufgaben.
Stellen Sie sich vor: Sie können HR-Prozesse aus einem System heraus, ohne Systembrüche, aufwendige Aufgabenverteilung und Abstimmungsaufwand einfach und effizient in die Wege leiten und jederzeit verfolgen. Wechseln Sie von manueller Prozesssteuerung zum automatisierten Vorgehen. Lernen Sie jetzt unser Modul „HR-Prozesse“ kennen und tauchen Sie ein in die digitalisierte HR-Welt mit der comvaHRo All-In.

Durch die frei definierbare Anlage von Dokumentenkategorien und -arten lassen sich Unterlagen unterschiedlicher Datentypen (beispielsweise .pdf, .docx, .xls, .png) einfach und logisch kategorisieren. Mit Scanaufträgen können Dokumente effizient in das System übertragen und per 4-Augen-Prinzip in der Akte des jeweiligen Personalfalls abgelegt werden. Gesetzlich vorgeschriebene Löschfristen werden bei Bedarf ebenfalls berücksichtigt. Die integrierte Such- und Vorschaufunktion erleichtert das Finden von spezifischen Dokumenten, bei Bedarf auch unabhängig von einem Personalfall. Auch ist ein Zugriff auf die Personalakte jederzeit aus einer beliebigen Personalmaske des jeweils in Bearbeitung befindlichen Mitarbeitenden möglich. Die Mitarbeitenden und Führungskräfte können über das Self-Service-Portal und Modul „Private Cloud“ die für sie freigegebenen Dokumente jederzeit aufrufen bzw. herunterladen. Möchten Mitarbeitende Dokumente mit der Personalabteilung teilen, können die Unterlagen direkt für die Sachbearbeitung zur Ablage in die Personalakte hochgeladen werden. Die Sachbearbeitung bekommt durch den intelligenten „Digitalen Assistenten“ diese Information sofort als Benachrichtigung zugespielt. So bleiben keine neuen Dokumente ungesichtet. Neu hinterlegte Dokumente in der Akte werden dem Mitarbeitenden sofort im Mitarbeiterportal als aktuelles Dokument ersichtlich. Zudem können Mitarbeitende aus dem Self-Service-Portal nicht nur Dokumente mit der Personalabteilung, sondern auch einfach und unkompliziert mit ihren Führungskräften teilen. Welche Dokumentenkategorien und Dokumentenarten für die Mitarbeitenden und Führungskräfte freigegeben werden, entscheiden Sie gemäß Berechtigungskonzept. Ein einfacher Massenimport Ihrer vorhandenen Papierdaten oder der Daten aus einem externen System ist ebenfalls möglich.
Mit der digitalen Personalakte der comvaHRo All-In erhalten Sie eine einfache, sichere, effiziente und benutzerfreundliche Dokumentenverwaltung.