Mitarbeitenden- und Vorgesetztenportal, Bewerbermanagement, Talentmanagement, Seminarverwaltung, HR-Analytics, Dokumentenmanagement, HR-Prozesse, digitale Personalakte, HR-Algorithmen, App. Hier finden Sie erste Informationen im Überblick.
Die Aufgaben einer HR-Abteilung sind vielfältig: von der Personalabrechnung über Zeitmanagement und Stellenplanung bis hin zur Personalentwicklung und dem Bewerbermanagement. Um diese Prozesse zu digitalisieren, sind passende Softwaremodule unverzichtbar. Mit unserer Lösung gelingt die digitale Transformation mühelos, sodass sich Ihre HR-Abteilung auf ihre Rolle als HR-Service Center konzentrieren kann. Optionale Services wie Outsourcing und automatisierte Abrechnung schaffen zudem Raum für neue HR Aufgaben.
Hier finden Sie die wichtigsten Funktionen unserer HR-Module. Klicken Sie einfach auf die jeweilige Modulbox, um weitere Details zu erhalten. Für detaillierte Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Auf Wunsch präsentieren wir Ihnen die Features und Möglichkeiten auch in einer Online-Demo.
Das Portal als Employee- und Management Self-Service (ESS / MSS) ist die innovative, digitale HR-Plattform für Mitarbeitende und Führungskräfte. Die moderne, anwenderfreundliche, individuell anpassbare Benutzeroberfläche ermöglicht eine intuitive Nutzung, die gleichzeitig als Teil des HR-Systems ganzheitlich und digital mit dem Gesamtsystem vernetzt ist und einen flexiblen Zugang zur Plattform durch die mobile Anwendung für Smartphones (iOS®), Android®) bietet.
Die Mitarbeitenden können mithilfe des Portals Informationen zu persönlichen Daten, wie Adresse, Lebenslauf und Resturlaub einsehen. Über das Modul „Private Cloud“ sind Dokumente aus der eigenen Personalakte, Gehaltsabrechnungen sowie Firmenunterlagen jederzeit ganz entspannt abrufbar. Das Online Terminal und der Zeitkalender bieten ein einfaches Check-in / Check-out, Eingabe von Arbeits- und Projektzeiten, Korrektur von fehlenden oder falschen Buchungen und Übersicht über die aktuellen Salden. Mithilfe des Kalendariums können Anträge für z. B. Urlaub, Sonderurlaub, Fortbildungen und weitere Abwesenheiten, wie etwa Dienstreisen und Berufsschultage, eigenständig gestellt und bei Bedarf sogar Dokumente angehängt werden. Den Genehmigungsprozess gestalten Sie dabei individuell, ganz nach Ihren internen Abläufen. Die Informationen zu den einzelnen Anträgen und der Genehmigungsstand sind selbstverständlich immer up to date, denn der „Digitale Assistent“ zeigt alle Erinnerungen,
Informationen und Aufgaben an, die noch zu erledigen oder bereits abgeschlossen sind. Kennzahlen zu (Rest-) Urlaubsständen und Abwesenheiten sowie weitere Auswertungen können bei Bedarf von Führungskräften eingesehen werden. Das integrierte Modul „Stellenplan“ gibt einen Einblick in die aktuelle Organisationsstruktur sowie die Kommunikationsdaten der Mitarbeitenden und Führungskräfte und bietet außerdem die Basis für personalwirtschaftliche Prozesse wie das Bewerbermanagement, die Personalentwicklung und Korrespondenz. Das integrierte Modul „Workspace“ bietet zusätzlich eine Plattform als interne Unternehmenskommunikation. Das voll vernetzte Portal minimiert administrative Prozesse signifikant dank Verlagerung der Verantwortung an die Mitarbeitenden und schließlich auch die Entlastung der Personalabteilung.
Das Modul deckt alle Anforderungen an ein modernes Online-Bewerbermanagement DSGVO-konform ab und fasst die wichtigsten Informationen und Vorgänge smart zusammen. Die komplette Bearbeitung einer Stellenausschreibung bis hin zur Bewerberübernahme in die Payroll – im Falle einer Einstellung – erfolgt ganzheitlich über das System.
Durch die einfache und benutzerfreundliche Oberfläche behalten Sie jederzeit den Gesamtüberblick und können effizient die Optionen zur Sichtung, Bewertung und Verarbeitung von eingehenden Bewerbungen managen. Individuelle Vorlage, Leitfäden und die Anzeigenschaltung auf verschiedenen Portalen verschlanken deutlich das Ausschreibungsverfahren. Eingegangene Bewerbungen lassen sich automatisiert abgleichen sowie Aktivitäten und die Kommunikation mit den Bewerbern unkompliziert durch die Serienbrief-Funktion abbilden, sodass ein transparenter Bewerbungsprozess gewährleistet ist. Gewünschte Kennzahlen können selbstverständlich jederzeit zur Erfolgskontrolle abgerufen werden. Unser Bewerbermanagement bringt alle beteiligten Akteure strukturiert zusammen, um Auswahl- und Einstellungsprozesse einfach, schlank, transparent und effizient abzubilden. Ein Modul, ein System – comvaHRo All-In!
Grundfunktionen Modul Bewerbermanagement
Das Modul Talentmanagement stellt Personalentwicklungsmaßnahmen komfortabel dar. Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, Performanceentwicklungen und Beurteilungen sind durch individuelle Vorlagen abbildbar, die eine Eingabe von selbst definierten Feldern (Freitext, Dropdown, Werte…) ermöglichen. So lassen sich Gesprächsinhalte oder Zielerreichungswerte vor, während oder am Ende des Gesprächs festhalten.
Alle beteiligten Personen sind in den Prozess eingebunden, sodass Gespräche gemeinsam geplant, Termineinladungen direkt aus dem System heraus versandt und die Maßnahmen gemeinsam gesichtet, dokumentiert und bewertet werden können. Durch die Transparenz und einfache Benutzeroberfläche schaffen Sie eine effektive und effiziente Talentförderung. Der integrierte Talentpool hält dabei Talente im Unternehmen stets im Blick und unterstützt bei der gezielten Entwicklung durch geeignete Maßnahmen. Standardisierte oder individuelle Auswertungen stellen die aktuellen Kennzahlen für eine regelmäßige Erfolgskontrolle der durchgeführten Maßnahmen zur Verfügung, sodass ein qualitatives und strategisches Monitoring jederzeit möglich ist.
Grundfunktionen Modul Talentmanagement
Die Mitarbeiter sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens. Dies bedeutet aber auch das Personal mit den richtigen Maßnahmen zur Aus- und Weiterbildung flexibel zu versorgen. Unsere Seminarverwaltung ermöglicht Ihnen hier ein umfangreiches Aus-, Fort- und Weiterbildungsmanagement, das sich einfach und unkompliziert steuern lässt. Sparen Sie Zeit und erstellen Sie individuelle Vorlagen für Seminare, die Sie jederzeit abrufen können.
Für jedes Seminar können Detailinformationen wie (Serien-)Termine, Dauer, Budget, Teilnehmeranzahl, Dozenten, Seminarorte sowie Seminarkategorien festgelegt werden. Ebenfalls ist bei Bedarf eine Zuordnung für vorausgesetzte sowie durch das Seminar zu erwerbende Qualifikationen möglich. Die Seminarübersicht gibt den Seminarverantwortlichen, einen Allround-Überblick und aktuellen Status über alle erstellten Seminare. Die integrierte Such- und Filterfunktion erleichtert die gezielte Seminarsuche, u.a. nach Name, Kategorie, Status oder Datum.
Die Mitarbeitenden können sich ganz entspannt über das Self-Service-Portal auf gewünschte Aus-, Fort- und Weiterbildungstermine anmelden. Muss der Vorgesetzte hier seine Zustimmung geben? Kein Problem! Individuelle Workflows können den gewünschten Genehmigungsprozess benutzerfreundlich abbilden.
Bei Bedarf ist ebenfalls eine gezielte Anmeldung der Mitarbeitenden auf ein Seminar durch Vorgesetzte oder die Personalabteilung möglich. Der integrierte Talentpool gibt eine Einsicht über alle Talente im Unternehmen und verbessert so die gezielte Talentförderung. Die Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem bietet die Anlage von Vorlagen und automatisiert die Erstellung von z. B. Anmeldebestätigungen oder Teilnehmerzertifikaten direkt aus dem Seminarmanagement heraus. Mit individuellen Workflows können diese direkt in der Personalakte hinterlegt werden. Anhand des integrierten Bildungscontrollings werden die gewünschten Bildungskennzahlen zum Abruf bereitgestellt. Vorgefertigte und individuelle Auswertungen geben Ihnen so jederzeit einen aktuellen Überblick über Ihre Seminarmaßnahmen, sodass eine qualitative Talentförderung kontrolliert und sichergestellt werden kann. Fördern Sie Ihre Talente durch gezielte Aus-, Fort- und Weiterbildungsangebote mit unserem Seminarverwaltungssystem!
Mit dem Modul Analytics gibt es nichts, was sich nicht auswerten lässt. Ob Sie nun Informationen und Kennzahlen aus den Personen- und Abrechnungsdaten, der Reisekostenabrechnung, Qualifikationsdaten oder aus den weiteren Modulen vom Bewerber-, Talent- oder Seminarmanagement benötigen. Dank der umfassend vernetzten Datenbankstruktur können alle Daten mit dem Auswertungsgenerator oder dem integrierten Analyticstool ausgewertet werden.
Für das Reporting stehen entweder standardisierte Auswertungen zur Verfügung oder Sie können eigenständig umfassende und individuelle Auswertungen erstellen. Die Daten werden dabei nicht nur tagesbezogen, sondern bei Bedarf auch nach historischen Kriterien ausgegeben. Eine Anbindung von fremden Datenquellen wie Finanzbuchhaltungssysteme oder ERP-Systeme kann problemlos gewährleistet werden. Algorithmen tragen alle wesentlichen Informationen in einem Report zusammen. Hieraus lassen sich die Ergebnisse zur besseren Visualisierung in verschiedene grafische Darstellungen übertragen.
Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht es dabei, mit wenigen Klicks die Ergebnisse nach den eigenen Bedürfnissen zu filtern und den zu analysierenden Datensätzen zu selektieren.
Vor allem Führungskräfte profitieren von der intuitiven Bedienung und können selbständig jederzeit auf die aktuellen und erforderlichen Kennzahlen zugreifen, um so schneller auf Veränderungen reagieren zu können. Häufig genutzte Analysen lassen sich abspeichern, um sie zum späteren Zeitpunkt erneut aufzurufen. Profitieren Sie von der einzigartigen technologischen Oberfläche unseres Systems. Das Modul HR-Analytics wertet alle Daten des Systems einfach und effizient aus. Alle HR-Kennzahlen sind so per Mausklick für die verantwortlichen Personen jederzeit verfügbar. Und das Ganze ohne umfangreiche Schulungen, denn die Oberfläche ist einfach und selbsterklärend aufgebaut, sodass keine Expertenkenntnisse erforderlich sind. Eine große Entlastung für jede HR-Abteilung!
Das integrierte Dokumentenmanagement ermöglicht eine automatisierte Korrespondenz und Ablage innerhalb des Systems. Die Anbindung an alle Systemmodule schafft auf effektive und effiziente Weise, Dokumente aller Art im System zu vereinen und zentral zu verwalten – von vertraglichen Dokumenten und Mitteilungen bis hin zu Bescheinigungen, Zertifikaten und Austrittsdokumenten wie z. B. Arbeitsverträge, Personalfragebögen, Zusatzvereinbarungen oder Arbeitszeugnisse.
Die Zentralisierung verhindert, dass mehrere, unterschiedliche Versionen der Dokumente zum gleichen Sachverhalt vorliegen. So wird die Nutzung von falschen bzw. veralteten Vorlagen vermieden und eine Einhaltung der Rechtsvorschriften sichergestellt. Die Transparenz und Flexibilität des Dokumentenmanagements verringert somit den hohen Korrespondenzaufwand im Unternehmen auf eine einfache und praktische Weise. Mittels Grundvorlagen und individuellen Vorlagen werden Dokumente erstellt, die durch das Corporate Design, Logos, Formatierungen und Textfelder / -bausteine befüllt werden können.
Der Inhalt und das Layout der Dokumente sind somit fest definiert und immer up to date, abrufbereit. Berechtigungsstrukturen definieren, wer die Vorlagen sehen und nutzen darf. Mit dem integrierten Workflowdesigner definieren Sie individuelle Prozesse für jedes einzelne Dokument, wie beispielsweise Hinweismeldungen, Mitzeichnungen oder die automatisierte Archivierung des Dokuments in der Personalakte.
Generieren Sie dank der Schnittstelle zu anderen Modulen die Dokumente an dem Ort, an dem Sie gerade arbeiten – unabhängig davon, ob Sie Serienbriefe für das gesamte Unternehmen, einzelne Abteilungen oder ein Dokument für einen einzelnen Personalfall erstellen wollen. Die Funktionen im Dokumentenmanagement stehen der Sachbearbeitung, aber auch den Führungskräften zur Verfügung. Wer die Berechtigung für den Zugriff erhält, entscheiden Sie gemäß Berechtigungskonzept und ermöglichen so eine dezentrale Verwaltung. Das digitale und automatisierte Format der Dokumente reduziert nicht nur das immense Papieraufkommen innerhalb des Unternehmens, sondern bietet ein immer aktuelles und sicheres Handling aller Dokumente.
Die HR-Algorithmen visualisieren Ihre betrieblichen Leistungskennzahlen und die wichtigsten Eckdaten Ihres Unternehmens auf einen Blick. Aufgeteilt in unterschiedliche Themenschwerpunkte, extrahieren die HR-Algorithmen alle relevanten Informationen aus der HR-Plattform und stellen diese in grafischer Form sinnvoll dar.
Durch die ganzheitliche Vernetzung sind die Daten jederzeit auf dem aktuellsten Stand. Innerhalb der HR-Algorithmen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Unternehmenszahlen nach Belieben zu filtern und sich die gewünschten Informationen in Echtzeit vom System anzeigen zu lassen. Dabei können Sie mehrere Filter gleichzeitig verwenden und somit detailliert in die Tiefe gehen. Die Vernetzung greift auch bei den grafischen Darstellungen, die sich Ihrer Filterung entsprechend automatisch anpassen. Die HR-Algorithmen bieten insbesondere für Führungskräfte einen wirtschaftlichen wie auch organisatorischen Mehrwert und ermöglicht es Ihnen, weitreichende strategische Entscheidungen sicher und schnell treffen zu können. Dadurch sind Sie künftig in der Lage, sowohl langfristig zu planen als auch flexibel und schnell auf Veränderungen zu reagieren und behalten dabei stets den Überblick.
Die Zusammenarbeit aller Beteiligten in HR-Prozessen läuft in vielen Fällen nicht optimal. Oft gibt es ein hin und her bei der Aufgabenbearbeitung und viele Abstimmungen sind notwendig, bis der Prozess abgeschlossen ist. Dadurch kommt es oftmals zu einem erheblichen Verzug und Verwaltungsaufwand in den Personalprozessen. Genau diesen Nachteilen beugt das Modul HR-Prozesse vor und bündelt im Unternehmen die einzelnen Akteure und Aufgaben effektiv für einen HR-Vorgang zusammen.
Nicht nur On- und Offboarding-Prozesse, auch weitere HR-Vorgänge können individuell abgebildet werden. Wer, wann, mit welcher Aufgabe und Frist in dem jeweiligen Prozess beteiligt werden soll, kann flexibel eingestellt werden. Sie überwachen und koordinieren somit die Aufgaben problemlos, behalten zu jeder Zeit den Überblick und müssen in den Prozess nicht einmal eingreifen. Starten Sie HR-Prozesse aus den relevanten Bereichen heraus: aus dem Abrechnungssystem für vertragliche Veränderungen, aus dem Bewerbermanagementsystem für Einstellungen oder aus dem Stellenplan für Versetzungen, Nachfolgeplanungen oder Austritte. Der HR-Prozess dient somit nicht nur als Informationstool, sondern führt die Akteure im System genau dorthin, wo Aufgaben zu erledigen sind: Lassen Sie den Sachbearbeitenden während des Einstellungsprozesses beispielsweise direkt Dokumente wie Verträge oder Sachmittelprotokolle ausgeben, während der IT-Mitarbeiter die Sachmittel in die dafür vorgesehene Datenfelder einpflegt. Der sogenannte HR-Prozess-Overview dient der gesamtheitlichen Übersicht zum aktuellen Prozessstand, Bearbeiter und Status der einzelnen Aufgaben.
Stellen Sie sich vor: Sie können HR-Prozesse aus einem System heraus, ohne Systembrüche, aufwendige Aufgabenverteilung und Abstimmungsaufwand einfach und effizient in die Wege leiten und jederzeit verfolgen. Wechseln Sie von manueller Prozesssteuerung zum automatisierten Vorgehen. Lernen Sie jetzt unser Modul „HR-Prozesse“ kennen und tauchen Sie ein in die digitalisierte HR-Welt mit der comvaHRo All-In.
Das Modul digitale Personalakte hat im Gegensatz zu anderen, externen Verfahren den großen Vorteil, dass es sich innerhalb des Datenschutzschirmes des Systems befindet. Eine Zugriffsberechtigung wird zentral im System hinterlegt, sodass die doppelte Pflege von Berechtigungen entfällt. Die Dokumente der Mitarbeitenden werden dabei an einem zentralen Ort abgelegt.
Durch die frei definierbare Anlage von Dokumentenkategorien und -arten lassen sich Unterlagen unterschiedlicher Datentypen (beispielsweise .pdf, .docx, .xls, .png) einfach und logisch kategorisieren. Mit Scanaufträgen können Dokumente effizient in das System übertragen und per 4-Augen-Prinzip in der Akte des jeweiligen Personalfalls abgelegt werden. Gesetzlich vorgeschriebene Löschfristen werden bei Bedarf ebenfalls berücksichtigt. Die integrierte Such- und Vorschaufunktion erleichtert das Finden von spezifischen Dokumenten, bei Bedarf auch unabhängig von einem Personalfall. Auch ist ein Zugriff auf die Personalakte jederzeit aus einer beliebigen Personalmaske des jeweils in Bearbeitung befindlichen Mitarbeitenden möglich.
Die Mitarbeitenden und Führungskräfte können über das Self-Service-Portal und Modul „Private Cloud“ die für sie freigegebenen Dokumente jederzeit aufrufen bzw. herunterladen.
Möchten Mitarbeitende Dokumente mit der Personalabteilung teilen, können die Unterlagen direkt für die Sachbearbeitung zur Ablage in die Personalakte hochgeladen werden. Die Sachbearbeitung bekommt durch den intelligenten „Digitalen Assistenten“ diese Information sofort als Benachrichtigung zugespielt. So bleiben keine neuen Dokumente ungesichtet. Neu hinterlegte Dokumente in der Akte werden dem Mitarbeitenden sofort im Mitarbeiterportal als aktuelles Dokument ersichtlich. Zudem können Mitarbeitende aus dem Self-Service-Portal nicht nur Dokumente mit der Personalabteilung, sondern auch einfach und unkompliziert mit ihren Führungskräften teilen. Welche Dokumentenkategorien und Dokumentenarten für die Mitarbeitenden und Führungskräfte freigegeben werden, entscheiden Sie gemäß Berechtigungskonzept. Ein einfacher Massenimport Ihrer vorhandenen Papierdaten oder der Daten aus einem externen System ist ebenfalls möglich.
Mit der digitalen Personalakte der comvaHRo All-In erhalten Sie eine einfache, sichere, effiziente und benutzerfreundliche Dokumentenverwaltung.
"Unsere alte HR-Lösung war nicht mehr zeitgemäß. Mit comvaHRo All-In können wir unsere Anforderungen an eine digitale HR komplett abdecken."
– Mark Finkenzellner (Leiter HR)
comvaHRo GmbH
Bretonischer Ring 16
85630 Grasbrunn b. München
comvaHRo GmbH
Münsterstraße 5
59065 Hamm
